O trabalho remoto chegou no susto para a muitas empresas e funcionários. Companhias que nunca tinham pensado nessa possibilidade tiveram que reformular modelos de trabalho de uma hora para outra para não parar. Os meses passaram, a retomada ainda é lenta e o home-office se perpetua como uma realidade conforme mostra uma pesquisa da ISE Business School. Muitos empresários de Shopping Center se perguntam como manter a segurança da empresa durante o trabalho remoto? Com esse artigo temos a intenção de ajudar você nessa tarefa.
Organizações que já possuíam um esquema de trabalho híbrido conseguiram fazer ajustes mais rapidamente. Os funcionários que já utilizavam laptops das empresas, com softwares atualizados, simplesmente levaram os equipamentos para casa em definitivo e seguiram o trabalho de lá. Essas companhias já contavam com uma cultura de trabalho remoto, processos internos, papéis e responsabilidades bem definidos.O desafio é maior para as outras empresas que precisaram começar do zero, e de forma forçada, uma cultura de trabalho remoto. Nesse caso, duas preocupações surgem, em primeiro lugar, como assegurar o engajamento e a produtividade da equipe; e, em segundo, como garantir a segurança de dados. É importante atentar para o fato de que muitas equipes se manterão remotas, total ou parcialmente, com o fim da pandemia.
Quando o assunto é proteção, a atenção não pode estar voltada apenas para a segurança de dados. As empresas precisam pensar em proteger o negócio e seus funcionários a longo prazo. Nesse momento, é importante garantir a produtividade da equipe e isso se dá permitindo que os funcionários tenham, com segurança, acesso a sistemas fundamentais e mantenham o fluxo de trabalho essencial.Algumas empresas disponibilizaram para os funcionários computadores portáteis ou desktops. Nesses casos, os equipamentos já devem possuir uma configuração definida pela empresa que garanta a realização do trabalho com segurança.Quando os funcionários utilizam os dispositivos pessoais para realizar o trabalho remoto, o ideal é que a empresa disponibilize um manual de utilização para ajudá-lo a tornar o equipamento menos vulnerável possível, como por exemplo, orientar ao usuário manter o computador sempre atualizado, rodar antivírus quando esse equipamento é compartilhado com outras pessoas, fechar os arquivos e programas quando finalizar o uso para que outra pessoa não altere ou exclua documentos importantes.
Outra dica válida para a empresa é o compartilhamento de uma área na nuvem específica para os arquivos da empresa. Dessa forma, ela pode orientar os funcionários para que subam os dados e arquivos gerados sempre nos intervalos do turno. Além de minimizar a incidência de perda da informação, o responsável do TI pode fazer um scaneamento dos arquivos validando se estão seguros antes de colocá-los na rede da empresa.Orientar os funcionários com boas práticas de utilização do equipamento ajuda a diminuir as vulnerabilidades e algumas falhas.De qualquer modo, seja com os dispositivos da empresa ou pessoal do funcionário, é muito importante que a empresa oriente esses colaboradores com treinamento constante e conscientização sobre os riscos de exposição na utilização de dispositivos conectados.Seja qual a forma tecnológica de segurança que a empresa adotar, educar os funcionários com boas práticas é o melhor caminho para ajudá-los a se protegerem.
Nesse momento, é importante o gestor estar alerta para um detalhe: com o home-office, os funcionários estão longe das estruturas tecnológicas das empresas e mais sujeitos a cometerem enganos que podem sair caro para a empresa. A cibersegurança deve ser um ponto de extrema atenção. Os ataques cibernéticos variam em espécie e gravidade, mas podem ser absolutamente devastadores, especialmente para os pequenos empresários.De acordo, com estatísticas de 2019, do Cyber Defense Magazin, 43% dos ataques cibernéticos são direcionados a pequenas empresas. O nosso objetivo não é alarmar você, empresário ou gestor, mas sim, sugerir ações que trarão mais segurança à sua operação. Então, vamos a elas:
A preocupação com a segurança de dados surge desde a aquisição de produtos e serviços. Estamos falando de sistemas de ERP, e-mails, servidores, cloud computing, entre outros. Escolher ferramentas com funcionalidades, módulos específicos e integrados, com várias camadas de segurança, permitem controle na sua utilização e mantêm a operação mais segura.
Em relação as senhas, dois aspectos/problemas devem ser observados: senhas simples demais e senhas utilizadas para vários acessos. Para evitar essas duas situações, a informação é o melhor caminho. Orientar a equipe para que crie senhas mais complexas e evite reutilizar as senhas para acessos diferentes.Para os sistemas que estão sob a gestão da empresa, recomenda-se sempre configurá-los para que seja exigida a autenticação de dois fatores, como confirmação por email, aplicativo ou número de celular. Isso ajuda que os seus dados fiquem mais distante dos criminosos.
VPN é uma rede privada virtual (VPN, na sigla em inglês para Virtual Private Network) pode se tornar uma camada de segurança para evitar o vazamento de dados. As redes VPN são muito usadas por empresas cujos os funcionários trabalham remotamente e precisam se conectar à estrutura interna.Para sistemas que, por motivos de segurança, devem ser acessados somente de dentro da empresa, é necessário o uso de uma VPN que pode ser implementada pela companhia através de softwares especializados.
Criar permissões diferenciadas nos sistemas, como em um ERP, por exemplo, também é uma forma de ampliar o controle de segurança dos dados da sua empresa. Você pode limitar o acesso aos dados mais importantes (confidenciais da empresa, pessoais e bancários do cliente) apenas para pessoas que precisam utilizá-los. Dessa forma, você limita o acesso às informações de mais valor e identifica um ataque com mais rapidez — podendo impedir ou conter um vazamento. Além de armazenar um histórico de todas as operações realizadas.
É fundamental fazer backups sistematicamente para evitar perda de dados. Backups do sistema precisam ser estruturados e constantes para acompanhar o dinamismo do negócio. Portanto, não dá para gastar o tempo da equipe de TI fazendo isso manualmente. Sistemas capazes de automatizar o processo vão facilitar a gestão e a proteção da empresa.
Imagine um sistema que foi concebido considerando o paradigma do trabalho distribuído: um ERP que permite a flexibilidade do método home office, mantendo a robustez e segurança de uma aplicação.
No ponto de vista tecnológico, esse sistema é estruturado com critérios de segurança desde sua instalação até a geração de resultados.A instalação é simples, porém de modo controlado, no qual o instalador é concedido ao responsável pelo TI da empresa. Assim, o acesso ao sistema pode ser configurado somente para os funcionários designados para a execução do trabalho remoto.A facilidade na instalação adiciona valor e principalmente agilidade no momento em que a empresa precisa mudar a metodologia de trabalho.
Duas grandes características do Ease Controller. net que fazem a diferença na adoção do modelo home-office são:
No que se diz respeito à proteção, além do instalador controlado, o sistema é configurado com regras de segurança, como, autenticação em etapas, permissão diferenciada entre perfis de usuários, certificados, informações criptografadas, infraestrutura em nuvem e rotinas de backup automáticas.Com relação ao manuseio das informações, ainda possui recursos de assinatura digital com termos de responsabilidade e um sistema de envio de e-mails alertas aos administradores.Contar com uma ferramenta, como o Ease Controller. net na gestão de um Shopping pode significar maior flexibilidade, alternativa de metodologia de trabalho e segurança. Por isso, não deixe de avaliar criteriosamente sua implementação. Solicite uma demonstração. É só clicar aqui, preencher o formulário que entraremos em contato com você.E se você gostou deste artigo, aproveite para ler este outro artigo: porque um sistema ERP é indispensável para a segurança da informação.Até a próxima semana!
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