Escrito por Grupo Ease
A gestão de contratos de lojistas é um dos pilares da administração de Shoppings. Contratos bem organizados garantem não apenas a segurança jurídica, mas também a previsibilidade de receita e o fortalecimento da relação entre o Shopping e seus parceiros comerciais. No contexto atual, com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, otimizar processos contratuais é essencial para manter a performance financeira e operacional do empreendimento.
Confira neste artigo como otimizar a gestão de contratos no Shopping e como um software de gestão se torna primordial para manter a padronização dos processos e automatizar as etapas.
A gestão de contratos em Shopping Centers envolve múltiplas variáveis como prazos, reajustes, índices, metas e cláusulas específicas que demandam controle rigoroso e alinhamento entre diversas áreas internas. Confira a seguir os principais desafios que podem ser encontrados quando os processos não estão automatizados.
A ausência de modelos padronizados torna o processo de criação e revisão de contratos sujeito a erros e inconsistências. Sem uma padronização, cada negociação pode resultar em versões distintas, dificultando comparações e gerando potenciais riscos. Especialistas em gestão contratual recomendam o uso de templates e cláusulas predeterminadas para reduzir gargalos e assegurar consistência entre os acordos.
Controlar manualmente prazos de vigência, renovações e revisões contratuais é uma tarefa que consome tempo e pode resultar em perda de prazo. Contar com um sistema que permita criar alertas possibilita não apenas o cumprimento de prazo, como ter tempo hábil para possíveis negociações.
A falta de integração entre os setores comercial, jurídico e financeiro pode criar ruídos no ciclo de vida do contrato. Por exemplo, se a equipe comercial negocia termos sem que o financeiro tenha visibilidade das condições de cobrança ou reajustes, isso pode comprometer a execução do contrato e impactar diretamente a receita. A implantação de um sistema integrado de gestão de contratos favorece a colaboração entre equipes e evita retrabalhos.
O primeiro passo para otimizar a gestão de contratos no Shopping é realizar um mapeamento completo do empreendimento: identificar todos os contratos ativos, seus prazos, cláusulas-chave, índices aplicáveis e regras do negócio. Esse levantamento ajuda a visualizar falhas, sobreposições ou lacunas na base contratual e prepara o terreno para aquisição de um sistema que atenda todas as necessidades.
Ao buscar por um software de gestão, um grande diferencial é a integração dos departamentos. Essa funcionalidade permite que todas as áreas tenham acesso a uma única visão de contrato. Isso garante maior transparência, permite acompanhamento em tempo real e facilita a tomada de decisões.
No contexto do Grupo EASE, soluções como o módulo de administração de contratos, por exemplo, possui integração com os módulos: Contabilidade, Contas a Pagar, Declarações Legais e Controle Fiscal. Deste modo, é possível manter uma organização completa desse ciclo: desde a criação padronizada de documentos até faturamento e recebimento. Essa abordagem integrada reduz erros, economiza tempo e facilita a rotina de equipes jurídicas, comerciais e financeiras.
A tecnologia é um grande diferencial na modernização da gestão de contratos. Sistemas de gestão centralizam os documentos, automatizam tarefas repetitivas e liberam tempo das equipes para atividades de maior valor estratégico.
Além de organização documental, essas ferramentas permitem:
No Grupo EASE, a tecnologia aplicada à gestão de contratos se integra de forma nativa às soluções administrativas do Shopping, como controle de receitas, cobrança e renovação de espaços. Isso significa que o gestor tem uma visão única e atualizada de tudo o que está em vigor, sem depender de múltiplas planilhas ou sistemas isolados.
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