Escrito por Grupo Ease
A gestão de um shopping center envolve uma operação com diferentes áreas, processos e informações que precisam funcionar de forma coordenada. Nesse cenário, um sistema para shopping precisa ir além do registro de dados e oferecer recursos que acompanhem as particularidades da operação, conectando informações e facilitando o trabalho das equipes.
Contratos, financeiro, contabilidade, planejamento orçamentário, documentos fiscais, suprimentos e indicadores fazem parte de uma rotina em que uma informação pode impactar diretamente outra. Por isso, ter funcionalidades específicas para cada área é importante, mas não é suficiente: é preciso que elas estejam integradas e contribuam para uma visão completa da gestão.
Neste artigo, você vai conhecer as principais funcionalidades que realmente fazem diferença na gestão de um shopping center, desde o controle de contratos e processos financeiros até o planejamento orçamentário, os indicadores e a integração entre áreas.
Assim como em qualquer setor, a principal função de um sistema é centralizar e organizar as informações, de forma que haja um maior acompanhamento das atividades por parte de toda a equipe, sem o risco de duplicidades e informações divergentes. Mas quando olhamos para o mercado de shopping, a ferramenta ganha ainda mais relevância.
A função de um sistema para shopping é organizar, centralizar e gerir os contratos de locação, assim como todas as atividades que envolvem a administração do empreendimento. Algumas outras funções podem envolver emissão de nota fiscal, declarações fiscais entre outras.
Um shopping center possui necessidades de gestão que vão além das encontradas em empresas de outros segmentos. A administração de contratos, o acompanhamento de receitas e despesas, o planejamento orçamentário e a grande quantidade de processos administrativos exigem uma solução capaz de acompanhar essa dinâmica.
Por isso, um sistema para shopping precisa estar alinhado à realidade da operação. Isso significa oferecer recursos específicos para diferentes áreas e, ao mesmo tempo, permitir que as informações circulem entre elas.
Um contrato, por exemplo, pode gerar informações que impactam o financeiro. Uma despesa pode estar relacionada ao orçamento. Uma compra pode gerar um compromisso financeiro e os dados produzidos por esses processos podem posteriormente ser utilizados em relatórios e indicadores.
Quando essas informações estão isoladas, a equipe precisa recorrer a controles paralelos para conectar os dados. Quando estão integradas, o sistema passa a contribuir não apenas para a execução das tarefas, mas também para uma visão mais ampla da gestão.
Por isso, ao avaliar uma solução para shopping, vale olhar para as seguintes funcionalidades:
A gestão de contratos é uma das atividades que exige maior organização em um shopping center. São diversos documentos, condições comerciais, prazos e informações que precisam ser acompanhados ao longo do relacionamento com os lojistas.
Um sistema de gestão pode centralizar essas informações e facilitar o acompanhamento de itens como:
O benefício não está apenas em armazenar os dados. A centralização permite que as informações sejam consultadas com mais facilidade e utilizadas por outros processos da operação. Isso reduz a dependência de documentos espalhados, planilhas e controles individuais, além de facilitar o acesso ao histórico das informações.
Planejar quanto o shopping pretende arrecadar, gastar e investir é fundamental para acompanhar o desempenho financeiro ao longo do período. Por isso, o planejamento orçamentário é outra funcionalidade importante em um sistema voltado à gestão de shopping centers.
Um sistema pode apoiar etapas como:
Na prática, isso permite que o gestor não olhe apenas para o valor que foi efetivamente gasto, mas também para a relação entre o resultado realizado e aquilo que havia sido planejado. Essa visão ajuda a identificar diferenças, entender suas causas e avaliar se é necessário corrigir a execução ou revisar as previsões.
A contabilidade também precisa estar conectada aos demais processos para que os registros possam representar adequadamente as movimentações da operação.
Um sistema pode oferecer recursos relacionados a:
Quando a contabilidade depende de informações que precisam ser reunidas manualmente em diferentes sistemas ou planilhas, aumenta a necessidade de conferências e retrabalho.
Já em uma estrutura integrada, os dados gerados em outros processos podem alimentar os registros contábeis de maneira mais organizada. Isso não elimina a importância da análise e da atuação dos profissionais da área, mas reduz tarefas operacionais que podem consumir tempo da equipe.
Ter acesso aos dados é importante, mas conseguir transformá-los em informação para a tomada de decisão é ainda mais relevante. Por isso, indicadores são funcionalidades que podem fazer diferença em um sistema para shopping. Eles permitem visualizar informações de maneira mais organizada e acompanhar diferentes aspectos da operação.
Dependendo da solução, podem ser acompanhados indicadores relacionados a:
O objetivo não é simplesmente reunir gráficos em uma tela. Um bom painel deve ajudar o gestor a identificar tendências, desvios e pontos que merecem atenção. Assim, os dados deixam de ser apenas registros históricos e passam a apoiar uma gestão mais analítica.
Quanto mais informações são concentradas em um sistema, maior é a importância de garantir que elas sejam acessadas e utilizadas de maneira adequada. Por isso, recursos de segurança, controle de acesso e rastreabilidade também devem fazer parte dos critérios de avaliação de um sistema para shopping.
Entre os aspectos importantes estão:
Esses recursos ajudam a estabelecer diferentes níveis de acesso conforme as responsabilidades de cada usuário e aumentam a confiabilidade dos processos. Segurança, nesse contexto, não significa apenas proteger os dados contra acessos indevidos. Também envolve saber quem realizou determinada ação, quando ela ocorreu e qual informação foi alterada, quando esse nível de rastreabilidade estiver disponível.
Escolher um sistema para shopping exige um olhar atento para as particularidades da operação, por isso, é importante avaliar se as funcionalidades estão integradas e se permitem que as equipes tenham mais controle sobre os processos. Recursos como gestão de contratos, planejamento orçamentário, contabilidade, financeiro, segurança e indicadores devem contribuir para uma gestão conectada e consistente.
Outro ponto importante é considerar a capacidade da solução de acompanhar o crescimento e a complexidade do empreendimento. Um sistema desenvolvido especificamente para shopping centers tende a oferecer recursos mais alinhados às rotinas do setor, reduzindo a necessidade de adaptações, controles paralelos e processos manuais. Também é importante avaliar aspectos como facilidade de uso, segurança, suporte e capacidade de integração entre as diferentes áreas da administração.
É justamente a partir dessa necessidade que o Grupo EASE desenvolveu o E.net, um sistema de gestão voltado para a realidade dos shopping centers. A plataforma reúne módulos para diferentes áreas da operação, como Administração de Contratos, Contabilidade, Financeiro, Contas a Pagar, Planejamento Orçamentário, Controle de Documentos Fiscais e Suprimentos, permitindo que os processos sejam conduzidos de forma integrada. Com essa estrutura, o E.net vai além da automação de tarefas e contribui para uma gestão mais organizada, conectada e orientada por informações.
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