Escrito por Grupo Ease
Escolher um sistema para shopping não deveria ser uma questão apenas de quantas funcionalidades ele oferece, mas o quanto elas conseguem simplificar a gestão. Alguns recursos podem estar presentes em diferentes plataformas, no entanto, o que muda de um sistema para outro, é a forma como eles funcionam e o quanto conseguem reduzir etapas manuais, conectar informações e facilitar o trabalho das equipes.
Por isso, antes de comparar sistemas apenas pela lista de funcionalidades, vale olhar para uma questão mais importante: quais recursos realmente fazem diferença para a gestão do shopping?
Neste artigo, vamos apresentar os principais pontos que devem ser considerados na escolha de um sistema para shopping e como eles podem contribuir para uma operação mais integrada, automatizada e eficiente.
Trata-se de uma ferramenta desenvolvida para apoiar os diferentes processos que fazem parte da operação de um shopping center. Na prática, ele centraliza informações e permite administrar atividades como contratos, aluguéis, faturamento, financeiro, contabilidade, orçamento e documentos fiscais em um mesmo ambiente.
Desta forma, é possível que a equipe encontre as informações com mais facilidade, sem depender de diferentes arquivos paralelos que podem colocar em risco a segurança das informações.
Um shopping possui características diferentes da rotina de uma empresa convencional. A gestão de espaços comerciais, por exemplo, envolve diferentes modelos de cobrança, regras contratuais, encargos e particularidades relacionadas ao negócio. Em um sistema genérico, pode ser necessário adaptar processos ou criar controles complementares para atender essas necessidades.
Já um sistema para shopping é desenvolvido considerando as particularidades do setor desde sua estrutura. Isso significa que a solução deve ser capaz de acompanhar a lógica da operação, conectar os diferentes processos e transformar as funcionalidades para atender as regras do negócio.
Nem todas as funcionalidades têm o mesmo impacto na rotina. Algumas são especialmente importantes porque ajudam a conectar processos, reduzir atividades manuais e transformar dados em informações úteis para a gestão.
Veja a seguir o que não pode faltar em um sistema para shopping:
Ela permite administrar os contratos de locação dos espaços comerciais considerando as regras específicas de cada operação. Isso inclui informações sobre aluguéis e diferentes componentes que fazem parte da relação com os lojistas, como aluguel complementar, encargos comuns, fundo de promoção entre outros.
Quando integrado, os dados dos contratos podem alimentar outros processos da operação, enviando informações para áreas como financeiro, contas a pagar, fiscal e contabilidade. Dessa forma, a equipe não precisa inserir novamente as mesmas informações em diferentes áreas, reduzindo o retrabalho e o risco de inconsistências.
Um shopping não é administrado por uma única área. Diferentes departamentos participam da operação e precisam trabalhar com informações relacionadas. Por isso, a integração entre áreas é uma das funcionalidades que mais faz a diferença na rotina.
Quando contratos, faturamento, financeiro, fiscal e contabilidade estão conectados, os dados acompanham o fluxo da operação em vez de precisarem ser transferidos manualmente entre departamentos. Isso cria uma base de informações mais consistente e facilita o trabalho das equipes.
Mais do que reunir diferentes módulos em uma mesma plataforma, o sistema precisa fazer com que eles se comuniquem entre si.
Uma das principais funções de um sistema de gestão é eliminar atividades repetitivas que consomem tempo da equipe. Lançamentos, cálculos, declarações e compartilhamento de informações são exemplos de tarefas que podem ser automatizadas.
A automação não significa retirar o trabalho das pessoas, mas permitir que deixem de gastar tempo com aquilo que pode ser realizado pelo sistema. Desta forma, os profissionais podem se dedicar a atividades que exigem análise, acompanhamento e tomada de decisão.
Por isso, ao avaliar um sistema para shopping, vale entender: quantas etapas manuais ele consegue eliminar?
A operação de um shopping envolve diferentes ferramentas e sistemas. Além da plataforma de gestão, podem existir soluções específicas para estacionamento, declarações fiscais, contagem de pessoas e outras atividades. Nesse cenário, fazer com que esses sistemas se comuniquem é fundamental.
A integração via API permite que diferentes sistemas troquem informações de forma automatizada. Assim, um dado registrado em uma ferramenta pode ser disponibilizado para outra sem que a equipe precise fazer esse processo manualmente, evitando que os colaboradores precisem atuar como intermediários entre diferentes plataformas.
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Ter dados disponíveis é importante, mas conseguir transformá-los em informação para a tomada de decisão é ainda mais relevante. Eles permitem acompanhar informações da operação, facilitando a identificação de resultados, variações e possíveis desvios. Em vez de depender da consolidação manual de diferentes planilhas para descobrir o que está acontecendo, os gestores podem consultar os dados e acompanhar os principais indicadores de forma mais ágil.
Além funcionalidades disponíveis, ao escolher um sistema para shopping, é preciso entender como elas funcionam juntas e qual impacto podem gerar na gestão. As funcionalidades abordadas ao decorrer deste artigo são importantes para reduzir etapas, evitar retrabalho e tornar as informações mais úteis para quem precisa tomar decisões.
No entanto, antes de contratar um sistema para shopping, vale avaliar alguns outros critérios, como:
Outro ponto é pensar no futuro. Um sistema escolhido hoje precisa acompanhar o crescimento do shopping, novos processos, mudanças regulatórias e necessidades que ainda podem surgir. Por isso, escalabilidade e capacidade de evolução devem fazer parte dos critérios de avaliação.
No Grupo EASE, essa visão está presente no desenvolvimento do E.net: uma solução criada especificamente para a gestão de shopping centers e que evolui junto às necessidades do setor.
No fim, a melhor escolha não é necessariamente o sistema com a maior lista de funcionalidades, mas aquele que faz sentido para a operação atual, consegue acompanhar os próximos desafios e entrega ganhos que podem ser percebidos no trabalho diário.
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