Escrito por Grupo Ease
As planilhas são utilizadas em diferentes áreas da administração de shopping centers, desde o controle de contratos e despesas até o acompanhamento financeiro. Porém, podem gerar problemas quando deixam de ser ferramentas de apoio e passam a sustentar processos inteiros, exigindo atualizações manuais e conferências constantes.
Para eliminar essa dependência, não basta substituir arquivos por outras ferramentas digitais. É necessário centralizar as informações e integrar os processos em um sistema de gestão especializado, capaz de acompanhar as particularidades do empreendimento.
Mas como fazer essa mudança e o que considerar na escolha de uma solução? É isso que vamos tratar neste artigo. Acompanhe!
No cenário de shopping, as planilhas são utilizadas para acompanhar contratos de locação, faturamento, despesas, recebimentos, contabilidade etc. Deste modo, é comum que cada departamento desenvolva seus próprios arquivos, com fórmulas, critérios e formas de atualização diferentes.
A familiaridade com as planilhas e a facilidade para criar novos controles contribuem para a continuidade desse modelo. Entretanto, conforme o volume de informações aumenta, manter todos esses arquivos consistentes e atualizados se torna cada vez mais trabalhoso.
Quando as planilhas passam a concentrar informações essenciais da gestão, alguns problemas podem comprometer a confiabilidade dos dados e dificultar o acompanhamento dos processos.
Entre os principais riscos estão:
Esses fatores não significam que as planilhas devam ser completamente eliminadas de todas as atividades. Elas continuam sendo úteis para análises pontuais e necessidades específicas. O desafio está em evitar que se tornem indispensáveis para conectar processos e manter informações fundamentais da administração.
Para reduzir a dependência de controles paralelos, é necessário contar com um sistema que concentre as informações e conecte os diferentes processos da administração. Um ERP especializado em shopping centers permite que atividades como administração de contratos, faturamento, contas a pagar, recebimentos e contabilidade sejam realizadas em uma mesma plataforma, com informações compartilhadas entre os módulos.
Na prática, isso muda a forma como os dados são registrados, consultados e utilizados. Em vez de depender de arquivos separados para acompanhar cada etapa, as equipes passam a trabalhar com informações integradas, registradas diretamente no sistema.
Essa estrutura se apoia em três características fundamentais:
Centralizar as atividades de diferentes áreas em um mesmo ambiente, evita que cada departamento mantenha arquivos independentes para acompanhar processos relacionados. Na administração de shopping centers, isso significa ter dados de contratos, lojas, faturamento, despesas e movimentações financeiras disponíveis em uma plataforma integrada.
Em um sistema integrado, os dados registrados em um módulo podem alimentar outras etapas da administração, sem que seja necessário repetir o lançamento manualmente. Por exemplo, as informações de um contrato de locação podem servir de base para o acompanhamento de prazos, reajustes, aluguéis e encargos. Quando esses dados estão integrados, as equipes não precisam recorrer a diferentes planilhas para consultar cada informação ou atualizar controles separados.
Outro passo importante para substituir as planilhas é transferir para o sistema atividades que dependem de fórmulas, preenchimentos e atualizações manuais. Na gestão de shopping centers, isso pode envolver cálculos de aluguéis e encargos, aplicação de reajustes contratuais, geração de faturamento, registros financeiros e consolidação de informações.
Quando essas regras estão parametrizadas no sistema, os cálculos são realizados conforme as condições cadastradas, sem depender de fórmulas desenvolvidas e mantidas individualmente em diferentes arquivos. Isso também vale para os registros: quando um processo é feito em um módulo, as informações são compartilhadas com os demais, evitando novas inserções e controles complementares. Com isso, as equipes deixam de dedicar tanto tempo à conferência de arquivos e passam a consultar e analisar informações que já estão organizadas no ambiente de gestão.
A substituição das planilhas deve ser feita por uma solução que atenda às necessidades reais da administração do empreendimento. Por isso, escolher um sistema apenas pela quantidade de funcionalidades disponíveis pode não ser suficiente. É importante avaliar se contempla as particularidades do setor e se consegue integrar os processos que hoje dependem de controles paralelos.
Alguns critérios merecem atenção:
Também é importante considerar a implantação e a adaptação das equipes. A substituição dos controles paralelos exige revisar processos, configurar o sistema, validar informações e preparar os profissionais para utilizar os novos recursos.
A escolha de uma solução especializada, portanto, deve considerar não apenas o que o sistema oferece, mas sua capacidade de assumir os processos que hoje dependem de controles externos.
Eliminar a dependência de planilhas exige uma estrutura que conecte as diferentes áreas da administração. É justamente essa a proposta do E.net, ERP do Grupo EASE desenvolvido especificamente para a gestão de shopping centers. Com 15 módulos integrados e desenvolvido 100% em nuvem, o sistema reúne processos administrativos, financeiros, contábeis e operacionais em uma única plataforma.
O módulo administração de contratos, por exemplo, concentra informações fundamentais das locações e serve de base para outros processos, como faturamento, financeiro e contabilidade. Assim, os dados cadastrados podem ser aproveitados nas etapas seguintes, reduzindo a necessidade de controles paralelos. Dessa forma, as equipes podem trabalhar com informações centralizadas e processos integrados, sem depender de diferentes planilhas para conectar as atividades do empreendimento.
Mais do que substituir arquivos, é uma mudança na forma de administrar. Com o E.net, o shopping conta com uma estrutura de gestão especializada, que acompanha seus processos e oferece mais organização e visibilidade sobre as informações.
Conheça o E.net e veja como levar mais integração para a administração do seu shopping center.
Confira alguns materiais de leitura recomendados abaixo:
Fale com um de nossos consultores para que eles te ajudem nas suas dúvidas.
