Escrito por Grupo Ease
A comunicação entre a administração de um shopping center e seus lojistas envolve muito mais do que o envio de avisos e comunicados. Processos como o recebimento de declarações de vendas, acompanhamento de solicitações, realização de vistorias e o compartilhamento de informações financeiras também fazem parte. Quando essas atividades são realizadas por diferentes canais, como e-mails, aplicativos de mensagens e planilhas, a administração pode enfrentar dificuldades para organizar as informações, acompanhar os atendimentos e manter um histórico das interações.
Nesse cenário, contar com uma plataforma para viabilizar essa comunicação permite centralizar informações e organizar processos que envolvem diferentes setores do empreendimento. Mas, diante das opções disponíveis no mercado, quais funcionalidades devem ser consideradas na escolha? Neste artigo, apresentamos os principais critérios para avaliar uma plataforma e entender como ela pode contribuir para a gestão do shopping.
Oferecer um canal que facilite o acesso às informações, não apenas facilita a rotina, como fortalece a relação entre locador e locatário. Investir em uma plataforma de comunicação, também auxilia na otimização do tempo da equipe interna que precisaria consultar sistemas para ter a resposta que o lojista precisa. Com um canal que reúne todas as informações, o lojista tem autonomia para encontrar o que precisa.
É importante considerar não apenas a facilidade para enviar informações, mas também os recursos disponíveis para organizar as atividades que fazem parte da relação entre a administração e os estabelecimentos comerciais. Uma solução adequada deve atender às necessidades dos lojistas sem criar novas etapas de trabalho.
A seguir, destacamos quatro funcionalidades que merecem atenção durante essa escolha.
A integração com o ERP é um dos principais critérios na escolha de uma plataforma de comunicação com lojistas, pois permite conectar as informações compartilhadas com os estabelecimentos aos processos administrativos do shopping.
Quando a plataforma de comunicação funciona de maneira isolada, algumas informações precisam ser transferidas manualmente para o sistema de gestão. Isso pode acontecer, por exemplo, com as declarações mensais de vendas dos lojistas.
O acesso a boletos e documentos é outra funcionalidade importante em uma plataforma de comunicação com lojistas. Quando esses arquivos são enviados exclusivamente por e-mail, situações como mensagens não localizadas ou solicitações de segunda via podem gerar demandas adicionais para a equipe administrativa.
Dessa forma, em vez de entrar em contato com a administração sempre que precisar consultar um boleto, o lojista pode acessar a plataforma e localizar o documento disponibilizado. Essa autonomia reduz solicitações recorrentes e permite que a equipe administrativa dedique mais tempo a atividades que exigem sua atuação direta.
As atividades de manutenção e vistoria exigem comunicação frequente entre a administração do shopping e os lojistas. Geralmente é necessário combinar horários, informar orientações e organizar a disponibilidade das equipes envolvidas, o que pode tomar mais tempo do que o esperado. Com o agendamento online, é possível agendar de acordo com os horários disponíveis diretamente na plataforma.
Além das atividades programadas, a administração de um shopping recebe solicitações que precisam ser encaminhadas aos setores responsáveis. Problemas relacionados à infraestrutura, dúvidas operacionais e pedidos de suporte são exemplos de situações que podem exigir a abertura de chamados.
Sem um canal centralizado, essas solicitações podem chegar por telefone, e-mail ou aplicativos de mensagens, dificultando a organização e o acompanhamento dos atendimentos.
Uma plataforma permite registrar as solicitações em um ambiente específico e consultar seu andamento. Isso contribui para que a administração tenha maior visibilidade das demandas recebidas e para que os lojistas possam acompanhar o status de suas solicitações.
A escolha deve considerar as necessidades de ambos os lados: a administração, que precisa organizar informações e processos, e os lojistas, que buscam facilidade para acessar documentos, realizar solicitações e acompanhar suas demandas. Pensando nessa relação, o Grupo EASE desenvolveu o EWS, uma plataforma web de comunicação e automação de processos voltada às necessidades desse setor.
Por meio de um ambiente web, são disponibilizadas funcionalidades que facilitam a interação entre a administração e os lojistas, incluindo a disponibilização de boletos, o registro de informações, o gerenciamento de chamados e recursos relacionados a vistorias e manutenções. A plataforma pode ser acessada por computadores, tablets e celulares, oferecendo praticidade para a realização das atividades.
Um de seus principais diferenciais é a integração com o E.net, ERP para gestão de shopping centers do Grupo EASE. Essa conexão permite, por exemplo, a realização de declarações de vendas e consumo de água e energia diretamente no EWS, com os dados integrados ao sistema de gestão. Assim, informações que antes poderiam depender de formulários, planilhas ou lançamentos manuais passam a fazer parte de um processo digital e integrado.
Mais do que disponibilizar um canal de comunicação, o EWS contribui para organizar as atividades que conectam os lojistas à administração, reduzindo etapas operacionais e facilitando o acompanhamento das informações.
Quer conhecer uma plataforma que conecta a comunicação com lojistas à gestão do seu shopping? Conheça o EWS e descubra como suas funcionalidades podem contribuir para uma comunicação mais organizada e processos administrativos mais eficientes.
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