Escrito por Grupo Ease
O faturamento foi concluído, mas a equipe financeira ainda precisa transferir informações para a contabilidade. Os reajustes contratuais são acompanhados em uma planilha separada e, quando a administração solicita um relatório, é necessário reunir dados de diferentes arquivos antes de apresentar os resultados. Essas situações podem fazer parte da rotina de um shopping center e, por acontecerem com frequência, acabam sendo tratadas como etapas normais do trabalho.
A necessidade constante de conferir, transferir ou consolidar informações manualmente pode indicar a existência de gargalos operacionais na administração de shopping. Eles nem sempre impedem a conclusão das atividades, mas consomem tempo, aumentam a possibilidade de inconsistências e dificultam o acompanhamento dos resultados.
Confira neste artigo como identificar quais processos precisam ser revistos e como torná-los mais eficientes.
São etapas ou limitações que comprometem a eficiência dos processos administrativos. Na gestão de shopping centers, eles podem ser identificados pela repetição de tarefas, dificuldade de acesso às informações e dependência de controles manuais.
Nem sempre esses problemas estão relacionados à ausência de um sistema de gestão. Em alguns casos, o shopping utiliza diferentes ferramentas, mas a falta de integração entre elas mantém atividades que poderiam ser automatizadas.
Veja quatro situações que merecem atenção.
Imagine que a equipe responsável pelos contratos utiliza uma planilha para acompanhar os reajustes dos lojistas. O financeiro trabalha em outro sistema e a contabilidade recebe os dados por meio de arquivos exportados periodicamente. Embora cada setor consiga realizar suas atividades, as informações não estão necessariamente conectadas.
Se a equipe precisa procurar informações em diferentes arquivos, atualizar os mesmos dados repetidamente ou realizar conferências para garantir que os números estejam corretos, existe um possível gargalo na integração dos processos.
Imagine um shopping que utiliza um sistema para administrar contratos, outro para emitir notas fiscais e uma terceira ferramenta para realizar os registros contábeis. Quando os lançamentos não estão integrados, pode ser necessário registrar novamente informações que já foram inseridas.
Esse é um sinal claro de retrabalho, pois a mesma informação precisa ser digitada, importada ou conferida diversas vezes para que um processo seja concluído. Além do tempo dedicado a essas tarefas, cada transferência manual representa uma nova oportunidade de erro, exigindo ainda mais atenção da equipe.
Acompanhar a situação financeira de um shopping exige mais do que saber quanto foi recebido ou pago em determinado período. A administração precisa compreender a composição das receitas, acompanhar as despesas e identificar diferenças entre os valores previstos e realizados.
Imagine que a administração queira verificar se as despesas ultrapassaram o orçamento previsto para o mês. Se os dados orçamentários estão em uma planilha e as despesas realizadas são registradas em outro sistema, será necessário reunir essas informações antes de realizar a comparação. Nesse cenário, o gargalo não é necessariamente a ausência de dados, mas a dificuldade de transformá-los em informações disponíveis para análise.
O superintendente solicita um relatório sobre a inadimplência do shopping. Para prepará-lo, a equipe precisa extrair informações do sistema financeiro, consultar uma planilha de acompanhamento e conferir os valores antes de apresentar o resultado.
Em outra situação, a administração precisa analisar o faturamento de determinado período, mas os dados estão distribuídos entre diferentes relatórios que precisam ser consolidados. Esses exemplos mostram como a extração de informações gerenciais pode se transformar em uma atividade operacional extensa. Quando a criação de um relatório exige mais tempo para reunir e conferir dados do que para analisá-los, existe um sinal de ineficiência no processo.
A identificação dos gargalos é apenas o primeiro passo. Para resolvê-los, é necessário compreender por que determinadas atividades exigem tantas etapas e quais mudanças podem tornar os processos mais eficientes.
Antes de adotar novas ferramentas ou modificar procedimentos, confira a seguir alguns passos que podem ajudar na identificação de possíveis gargalos:
Comece identificando todas as etapas necessárias para concluir atividades importantes, como faturamento, controle de contratos, contas a pagar e elaboração de relatórios.
No processo de faturamento, por exemplo, observe de onde vêm as informações utilizadas para calcular as cobranças, como os valores são conferidos e quais procedimentos são necessários até a emissão dos documentos fiscais.
Algumas perguntas podem ajudar nessa análise:
O objetivo é identificar etapas que não agregam valor ao processo, mas continuam sendo realizadas porque as ferramentas utilizadas não oferecem os recursos necessários.
Depois de mapear os processos, observe quais tarefas exigem maior intervenção da equipe. A necessidade de registrar a mesma informação em diferentes lugares, conferir valores entre sistemas ou atualizar planilhas paralelas pode indicar oportunidades de automatização.
Um exemplo é o acompanhamento de reajustes contratuais. Se a equipe precisa consultar os contratos, calcular os novos valores em planilhas e atualizar manualmente as informações utilizadas no faturamento, vale avaliar se essas etapas poderiam ser realizadas dentro de um processo integrado.
Nem todos os gargalos precisam ser resolvidos com a mesma prioridade. Uma atividade manual realizada eventualmente pode ter impacto menor do que um processo repetitivo que envolve diferentes profissionais todos os dias. Por isso, avalie a frequência dos problemas, o tempo necessário para executar as tarefas e as consequências de possíveis inconsistências.
Considere, por exemplo, dois cenários:
Cenário 1: a equipe precisa atualizar manualmente uma planilha utilizada em um relatório trimestral.
Cenário 2: todos os meses, os dados de faturamento precisam ser transferidos para outra plataforma, conferidos e posteriormente registrados na contabilidade.
Embora ambos representem oportunidades de melhoria, o segundo cenário tende a gerar um impacto operacional maior devido à frequência e à quantidade de etapas envolvidas. Essa avaliação ajuda a identificar quais processos devem receber atenção prioritária e quais recursos tecnológicos podem contribuir para solucionar os problemas encontrados.
Muitos dos gargalos presentes na administração de shopping centers têm uma origem em comum: a falta de integração entre processos que dependem das mesmas informações. Quando contratos, faturamento, financeiro e contabilidade funcionam de maneira isolada, a equipe precisa criar procedimentos para garantir que os dados circulem corretamente entre os setores.
Um ERP especializado em shopping centers contribui para reduzir essas dificuldades ao reunir diferentes atividades administrativas em um ambiente integrado. Na prática, isso significa que as informações registradas em um processo podem ser utilizadas em outras etapas da gestão, diminuindo a necessidade de lançamentos repetidos e controles paralelos.
Entretanto, é importante considerar as particularidades do setor. A administração de um shopping envolve regras contratuais, modalidades de aluguel, encargos e processos de faturamento que nem sempre são contemplados por sistemas de gestão genéricos. Por isso, contar com uma solução desenvolvida especificamente para shopping centers faz toda diferença na organização das atividades.
O E.net, sistema de gestão do Grupo EASE, foi desenvolvido para atender a essas necessidades, reunindo 15 módulos integrados que contemplam diferentes áreas da administração. Se a sua rotina ainda depende de planilhas, lançamentos repetidos ou sistemas que não se comunicam, vale conhecer como uma solução especializada pode te ajudar.
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