Escrito por Grupo Ease
Reduzir custos operacionais é um dos desafios presentes na gestão de qualquer shopping center. Afinal, a operação envolve equipes, fornecedores, consumo de energia, manutenção, processos administrativos e diversas outras despesas que precisam ser acompanhadas continuamente.
Mas reduzir custos não significa simplesmente cortar gastos ou diminuir equipes. Uma gestão eficiente precisa entender onde os recursos estão sendo utilizados, identificar desperdícios e encontrar maneiras de realizar as mesmas atividades de forma mais eficiente.
Nesse cenário, a tecnologia pode ser uma importante aliada. Um sistema de gestão adequado à realidade dos shopping centers ajuda a automatizar processos, integrar informações e dar mais visibilidade aos gastos, contribuindo para que os recursos sejam utilizados de maneira mais estratégica.
Os custos operacionais de um shopping estão relacionados às despesas necessárias para manter o empreendimento funcionando. Eles podem variar de acordo com o tamanho, a estrutura e as características de cada operação.
Entre os principais estão os gastos com equipes e mão de obra, energia e outros recursos, fornecedores, manutenção, tecnologia e processos administrativos.
Conhecer esses custos é o primeiro passo para encontrar oportunidades de redução. Veja a seguir alguns custos relacionados a operação do shopping e como podem ser reduzidos.
As pessoas são fundamentais para o funcionamento de um shopping. São profissionais responsáveis por atividades administrativas, financeiras, comerciais, operacionais e de atendimento que fazem parte da rotina do empreendimento.
Ao mesmo tempo, parte da jornada dessas equipes pode ser consumida por tarefas manuais e repetitivas, como lançamentos, conferências, preenchimento de informações, consultas e controles.
Quando processos que poderiam ser automatizados dependem constantemente da execução manual, o shopping acaba utilizando horas de trabalho em atividades operacionais que poderiam ser realizadas de outra maneira.
Uma das formas de utilizar melhor os recursos humanos é automatizar tarefas repetitivas e organizar os processos. Um sistema de gestão pode assumir determinadas etapas operacionais, reduzir a necessidade de lançamentos manuais e facilitar o acesso às informações. Com isso, a equipe não precisa deixar de realizar o trabalho: ela passa a dedicar menos tempo a tarefas mecânicas e mais tempo a atividades que exigem análise, acompanhamento e tomada de decisão. A redução, portanto, não está necessariamente em ter menos pessoas, mas em fazer com que o tempo dos profissionais seja utilizado de forma mais eficiente.
A tecnologia também faz parte da estrutura de custos de um shopping. Licenças, plataformas, integrações, manutenção e treinamento podem representar despesas relevantes, principalmente quando diferentes sistemas são utilizados para processos que fazem parte da mesma operação.
Além do custo financeiro, existe outro problema: quanto mais plataformas diferentes precisam ser utilizadas, maior pode ser a complexidade da rotina. Informações podem ficar distribuídas entre sistemas, as equipes precisam aprender diferentes ferramentas e determinados dados podem precisar ser transferidos manualmente de uma plataforma para outra.
Uma alternativa é avaliar a utilização de um sistema integrado de gestão, capaz de concentrar diferentes processos em uma única plataforma. Em vez de manter uma ferramenta para cada área, o shopping pode reunir atividades como financeiro, contabilidade, contratos e planejamento orçamentário em um mesmo ambiente.
Isso pode reduzir não apenas o custo de manter diversas plataformas, mas também os gastos indiretos relacionados à operação delas, como treinamentos, controles paralelos e retrabalho.
Mais do que comparar apenas o preço de uma licença com o de outra, é importante analisar o custo total da estrutura tecnológica e o quanto ela contribui para simplificar a operação.
Energia, água e outros recursos necessários para manter a operação também podem representar uma parcela importante dos custos de um shopping.
Nesse caso, reduzir despesas depende de acompanhar o consumo e entender suas variações. Um aumento nos gastos, por exemplo, pode passar despercebido quando as informações não são acompanhadas de maneira organizada.
A tecnologia pode ajudar a transformar dados de consumo em informações úteis para a gestão. Ao acompanhar históricos, valores e variações, o shopping consegue identificar comportamentos fora do esperado e investigar suas possíveis causas. A partir dessas informações, a administração pode avaliar medidas para evitar desperdícios e controlar melhor os gastos.
Quando se fala em tecnologia, é comum que o sistema seja visto apenas como mais uma despesa dentro do orçamento do shopping. Mas essa análise pode ser limitada quando considera somente o custo da ferramenta e não os ganhos que ela pode proporcionar à operação.
Um sistema de gestão pode contribuir para a redução de custos de diferentes maneiras: automatizando atividades, diminuindo retrabalho, integrando informações, reduzindo a necessidade de múltiplas plataformas e facilitando o acompanhamento dos gastos.
No Grupo EASE, o E.net reúne diferentes áreas da gestão de shopping em uma única solução. A plataforma oferece recursos para processos como contabilidade, financeiro e planejamento orçamentário, permitindo que as informações estejam conectadas e possam ser acompanhadas de forma integrada.
No fim, reduzir custos operacionais não significa necessariamente fazer menos, mas eliminar desperdícios, utilizar melhor os recursos e tomar decisões com mais informação.
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