Escrito por Grupo Ease
A gestão de um shopping center envolve uma grande quantidade de processos administrativos, financeiros e operacionais. Em grupos que administram mais de um empreendimento, esse cenário pode se tornar ainda mais complexo, já que atividades semelhantes precisam ser realizadas em diferentes shoppings. No caso de operações mais enxutas, uma mesma equipe pode ser responsável por diversas funções, o que pode comprometer o seu desenvolvimento.
É nesse contexto que o CSC pode contribuir para uma gestão mais eficiente, permitindo centralizar determinadas atividades, padronizar processos e otimizar recursos, criando uma estrutura que atende diferentes empreendimentos de forma integrada.
Mas como esse modelo funciona na prática? E quais são as vantagens de estruturar um CSC para a gestão de shopping centers? É o que vamos entender a seguir.
CSC é a sigla para Centro de Serviços Compartilhados, um modelo de gestão no qual determinadas atividades são centralizadas em uma estrutura que presta serviços para diferentes áreas, unidades ou empresas.
Em vez de cada empreendimento manter estruturas próprias para realizar processos semelhantes, algumas atividades podem ser concentradas em um único núcleo. Isso permite reunir equipes, conhecimentos e recursos, criando processos mais organizados e padronizados.
No contexto de shopping centers, um CSC pode atender diferentes empreendimentos, executando atividades como financeiro, contabilidade, contas a pagar, faturamento e outros processos administrativos.
O objetivo, porém, não é apenas concentrar tarefas. A estrutura busca ganhar eficiência, reduzir atividades duplicadas, padronizar procedimentos e facilitar o controle das informações.
A adoção de um Centro de Serviços Compartilhados pode trazer ganhos para diferentes perfis de operação. Em estruturas maiores, pode facilitar a gestão de processos entre diferentes empreendimentos. Em shoppings com equipes mais enxutas, pode contribuir para aproveitar melhor o tempo e os recursos disponíveis. Veja a seguir algumas vantagens:
Uma das principais características do CSC é reunir determinadas atividades em uma estrutura organizada. Em vez de cada área realizar processos semelhantes de maneira independente, as atividades podem seguir um fluxo centralizado, com responsabilidades e procedimentos definidos.
Em um shopping com uma equipe reduzida, por exemplo, centralizar determinadas tarefas pode facilitar a distribuição das demandas e evitar que informações fiquem dispersas entre diferentes profissionais.
Já em operações com mais de um empreendimento, a centralização permite que uma mesma estrutura atenda processos comuns a diferentes unidades. O objetivo, nos dois casos, é semelhante: padronizar o trabalho e utilizar melhor os recursos disponíveis.
A centralização também cria uma oportunidade para estabelecer padrões. Quando cada pessoa ou área executa uma mesma atividade de uma maneira diferente, aumentam as chances de inconsistências, retrabalho e dificuldade para acompanhar os resultados.
Com processos padronizados, fica mais fácil definir como cada atividade deve ser realizada, quais informações são necessárias e quem é responsável por cada etapa. Isso é especialmente relevante em estruturas enxutas, nas quais a ausência de um profissional pode impactar diretamente a continuidade de determinadas atividades. Processos bem definidos ajudam a reduzir essa dependência.
Manter uma equipe própria para determinadas atividades representa um custo fixo para o shopping. Além dos salários, entram nessa conta benefícios, encargos trabalhistas, férias, 13º salário, estrutura e outros custos relacionados à contratação e manutenção dos profissionais.
Com um CSC, essa estrutura pode ser compartilhada. Uma mesma equipe pode atender diferentes shoppings, o que viabiliza o custo de profissionais qualificados e da estrutura necessária para realizar os processos.
Na prática, em vez de cada shopping precisar manter uma equipe completa para executar as mesmas atividades, os custos dessa estrutura podem ser compartilhados entre diferentes operações. Isso torna o modelo potencialmente mais econômico, principalmente quando os processos são semelhantes e podem ser padronizados.
A centralização também pode melhorar a visibilidade sobre o que está sendo realizado. Com processos definidos e informações organizadas, torna-se mais fácil acompanhar prazos, responsabilidades, pendências e resultados.
Para um shopping com uma equipe pequena, esse controle ajuda a evitar que uma atividade fique dependente exclusivamente da memória ou do acompanhamento individual de um profissional. Em estruturas maiores, permite acompanhar processos de diferentes áreas ou empreendimentos de maneira mais uniforme. Assim, o CSC contribui para transformar atividades que poderiam estar dispersas em processos mais estruturados e fáceis de acompanhar.
A estruturação de um CSC começa pelo entendimento da própria operação. Antes de centralizar atividades, é importante mapear os processos existentes, identificar quais tarefas são recorrentes e avaliar quais delas podem ser terceirizadas.
A partir desse levantamento, o shopping consegue entender quais atividades fazem sentido serem direcionadas para um CSC e qual estrutura é necessária para executá-las. Processos administrativos e financeiros podem parecer semelhantes aos de outros segmentos, mas a operação de um shopping possui características próprias, com regras, prazos e rotinas específicas.
No Grupo EASE, o CSC é formado por uma equipe com experiência no mercado de shopping centers e conhecimento do sistema de gestão E.net. Essa combinação permite que os profissionais atuem sobre os processos com conhecimento tanto da ferramenta quanto da realidade dos empreendimentos.
Dessa forma, o shopping não precisa concentrar esforços na formação de uma equipe interna para determinadas atividades. Pode contar com uma estrutura compartilhada, formada por profissionais que já conhecem o segmento e estão preparados para atender diferentes operações.
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