Escrito por Grupo Ease
O retrabalho na gestão de shopping nem sempre está relacionado a uma tarefa que precisa ser refeita do início ao fim. Muitas vezes, ele aparece em pequenas atividades que se repetem ao longo do processo: conferir uma informação, atualizar um controle, buscar um dado em outra fonte ou lançar novamente algo que já foi registrado.
Isoladamente, essas ações podem parecer parte natural da operação. Porém, quando acontecem em diferentes processos e com frequência, passam a consumir tempo da equipe e aumentam a quantidade de etapas necessárias para concluir uma atividade.
Por isso, é preciso analisar como os processos administrativos estão estruturados e, principalmente, como as informações circulam dentro da operação. Quanto mais a equipe precisa criar controles paralelos ou intervir manualmente para conectar uma etapa à outra, maior tende a ser o espaço para retrabalho.
É nesse ponto que a tecnologia pode contribuir. Sistemas para shopping que integram informações e processos ajudam a reduzir atividades duplicadas e a tornar o fluxo administrativo mais organizado. Neste artigo, vamos entender o que causa retrabalho, como a integração pode contribuir para reduzi-lo e o que considerar ao escolher uma solução para a operação administrativa de shopping.
O retrabalho costuma surgir quando uma mesma atividade precisa ser refeita, conferida ou complementada porque o processo anterior não foi concluído de maneira integrada. Na administração de um shopping, isso pode acontecer quando uma informação precisa ser inserida mais de uma vez, quando diferentes áreas utilizam controles próprios ou quando a equipe precisa buscar dados em diferentes fontes para concluir uma atividade.
Entre as situações mais comuns estão:
O problema é que pequenas tarefas repetidas ao longo do mês podem representar um volume significativo de tempo da equipe. Além disso, quanto mais vezes uma informação é manipulada manualmente, maior é a possibilidade de inconsistências e correções posteriores.
Por isso, reduzir o retrabalho passa por revisar não apenas as tarefas realizadas pelas equipes, mas também a forma como as informações percorrem os processos administrativos.
Um sistema para shopping pode contribuir para reduzir o retrabalho ao centralizar informações e conectar processos que fazem parte da operação administrativa. Ao invés de depender de diferentes ferramentas para registrar, consultar e compartilhar uma mesma informação, a equipe passa a trabalhar em um ambiente estruturado, no qual os dados podem ser utilizados por diferentes áreas conforme as necessidades de cada processo. Isso não significa automatizar todas as atividades ou eliminar a necessidade de conferência. O objetivo é retirar etapas manuais que não agregam valor e facilitar o trabalho que depende da atuação da equipe.
Quando as informações da operação administrativa estão concentradas em um único ambiente, a equipe consegue consultar os dados necessários sem precisar recorrer a diferentes arquivos. Essa centralização também facilita a atualização das informações. Quando um dado é alterado no sistema, as áreas que dependem daquela informação podem trabalhar a partir de uma mesma base, reduzindo a possibilidade de existirem versões diferentes do mesmo dado. Para a operação administrativa de shopping, isso é especialmente relevante porque diferentes processos estão relacionados. Informações de contratos, por exemplo, podem ter impacto em atividades financeiras e administrativas.
A integração permite que uma informação registrada em um departamento seja aproveitada em outros que também fazem uso dela, sem que a equipe precise realizar o mesmo lançamento novamente. Essa conexão pode ocorrer entre diferentes áreas e processos, como contratos, financeiro, contabilidade e fiscal.
Na prática, a integração reduz o caminho percorrido pela informação dentro da operação. Em vez de cada área trabalhar de forma isolada, os processos passam a se conectar, diminuindo a necessidade de solicitar, copiar, conferir ou cadastrar novamente os mesmos dados. É essa integração que faz com que um sistema para shopping seja mais do que um local para armazenar informações: ele passa a apoiar o fluxo da operação.
Planilhas e outros controles externos podem ser úteis em determinadas situações, mas quando passam a complementar constantemente o sistema principal, podem representar risco as etapas de trabalho.
A equipe pode precisar atualizar uma informação em uma planilha e esquecer de replicar em outra, esse processo aumenta o risco de divergências e gera uma nova tarefa de manutenção.
Um sistema integrado pode reduzir essa dependência ao concentrar as informações e disponibilizá-las para os processos que precisam delas. O resultado é uma operação menos fragmentada, na qual a equipe não precisa criar controles adicionais apenas para fazer as informações circularem.
Reduzir retrabalho representa mais do que substituir planilhas por um sistema. É importante avaliar se a solução realmente atende às particularidades da operação administrativa de shopping e se consegue conectar os diferentes processos envolvidos na gestão.
Alguns pontos que merecem atenção nessa escolha são:
Integração: o sistema permite que uma informação seja utilizada por diferentes áreas e processos sem novos lançamentos?
Centralização: as equipes conseguem encontrar as informações necessárias em um ambiente estruturado?
Automação: quais atividades podem ser executadas ou facilitadas pelo sistema sem depender de intervenção manual?
Adequação ao segmento: a solução foi desenvolvida considerando os processos específicos da administração de shopping centers?
Escalabilidade: o sistema consegue acompanhar o crescimento da operação e o aumento do volume de informações sem criar novos controles paralelos?
Mais do que avaliar a quantidade de funcionalidades, é importante entender como elas se conectam dentro da operação. Afinal, ter diferentes recursos em um mesmo sistema não significa necessariamente ter processos integrados.
É nesse contexto que o E.net, sistema de gestão do Grupo EASE, reúne diferentes processos da administração de shopping em uma única plataforma. A integração entre áreas permite que as informações sejam utilizadas ao longo da operação, contribuindo para reduzir lançamentos duplicados, controles paralelos e tarefas manuais.
Assim, a tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta para registrar informações e passa a atuar como apoio à operação administrativa, permitindo que a equipe dedique menos tempo ao retrabalho e mais atenção ao acompanhamento e à gestão do shopping.
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