Imagine você descobrir que os estoques de papel higiênico ou de álcool em gel estão terminando bem na hora em que sua equipe de limpeza precisa fazer a reposição desses itens? Isso causaria um grande transtorno. Afinal, quem vai ao Shopping Center espera encontrar um local organizado, com todos os serviços disponíveis.
Agora pense no trabalho que sua equipe tem, ao cuidar dessa logística com materiais específicos de diferentes fornecedores, de forma não automatizada.
Uma boa gestão de compras e estoque depende de fatores essenciais como informação e controle, aliados a ferramentas tecnológicas. Como um ERP, por exemplo, que otimizem os processos e facilitem o acompanhamento no dia a dia.
É sobre isso que trataremos neste artigo. Queremos mostrar a você o que é e qual a importância de um a gestão de compras e estoque. O artigo também traz quais são as vantagens desse processo e como nós, do Grupo Ease, podemos ajudar você na gestão de suprimentos e estoque. Segue com a gente!
Então, vamos pensar num processo bem básico: compras são feitas sempre que surge a necessidade de reposição. Mas para que você e sua equipe não fiquem sempre correndo atrás do prejuízo, é preciso ter um controle rigoroso do fluxo e registro de retiradas no estoque. Isso vai evitar que um produto esteja indisponível e comprometa sua reposição.
Outro fator importante é que a gestão de compras e o controle de estoque ajudam na organização dos itens, por ordem de validade ou de tamanho, de forma a facilitar a retirada. Enquanto o armazenamento e a disposição dos itens minimizam o tempo de localização e movimentação dentro do estoque.
Com uma gestão eficiente, por meio de um sistema específico, o trabalho é feito em menos tempo. Os recursos de um ERP possibilitam um acompanhamento adequado da equipe de compras. O seu time, ciente da quantidade em determinado período, consegue mapear as movimentações de entradas e saídas, a necessidade de compras e priorizar as urgências.
Quando se trata de estoque para uso interno, como o caso de um Shopping Center ou um Centro Comercial, é fundamental ter sempre algumas perguntas respondidas. Quantos itens estão disponíveis? Quando irão acabar? Quando é preciso comprar mais? Essas perguntas são um indicativo de como anda o processo. Vamos agora detalhar as vantagens de uma gestão de suprimentos no seu empreendimento.
Para manter o estoque atualizado, é preciso que as compras sejam feitas dentro do prazo e de acordo com as especificações dos produtos faltantes. Caso contrário, a falta de um produto pode causar uma série de problemas desencadeados. Vale lembrar, que o departamento de compras fará isso com precisão se todo o processo estiver integrado num único Sistema. Isso inclui o planejamento orçamentário (budget) que irá considerar a disponibilidade financeira para a compra.
O relacionamento com os fornecedores — assim como o registro das negociações e o histórico das compras — é primordial para saber quais são as melhores opções, considerando não apenas menor preço, mas qualidade e formas de negociação. A gestão e o controle permitem manter as informações e os dados dos fornecedores centralizados, de forma a facilitar a localização do fornecimento de um determinado produto e o contato desse fornecedor.
Ao comprar apenas o que é necessário para atender às demandas ou fazer a reposição, certamente os gastos e os riscos de compras desnecessárias serão minimizados. Quanto mais controle se tem, menores são as chances de uma compra excedente.
Dependendo do tamanho do estoque e da quantidade de itens armazenados, a gestão e o controle facilitam a execução do inventário, periódico ou anual. A contagem de itens será mais rápida e precisa.
Como o estoque representa um ativo para a empresa que se traduz em investimento, saber o quanto há de estoque parado e quais são os produtos de maior e menor giro fornece embasamento para a tomada de decisão sobre os processos de compras e modos de operação.
Inicialmente falarmos aqui sobre a importância da gestão de compras e de estoque para um empreendimento. Agora, vale entender como uma solução tecnológica poderá ser seu aliado nesse processo. A ferramenta Ease Controller. net, do Grupo EASE tem módulos específicos como o SM – Suprimentos – e o CE – Controle de Estoque que irão subsidiar o seu time para redução de custos, otimização de processos e direcionamento do seu negócio com estratégias bem estruturadas.
Em primeiro lugar, o módulo CE oferece uma visão completa do controle do cadastro de produtos/materiais e serviços, das entradas e saídas destes itens, transferência entre almoxarifados, estoque mínimo e máximo. Em segundo, o módulo é programável com o recurso de retiradas e reposições automáticas. Isso garante o fornecimento contínuo e diminui o seu trabalho em questões secundárias de administração. Além disso, sua integração com o Módulo SM (Suprimentos) possibilita que uma requisição seja feita automaticamente quando qualquer produto atinge um nível mínimo estocado.
O módulo SM, automatiza o processo e garante um controle eficaz sobre fluxo de suprimentos, desde a solicitação, a cotação e a entrega final dos itens. Vale ressaltar que este módulo é integrado a outros como PO (Planejamento Orçamentário), CP (Contas a Pagar), além do CE (Controle de Estoque). Essas integrações permitem inicialmente analisar automaticamente a verba destinada para a compra, em seguida, acompanhar a geração dos pedidos e a geração das Notas Fiscais no fluxo de pagamento.
Se você está em busca de processos mais inteligentes e eficazes para o seu negócio e se identificou com a solução do GRUPO EASE descrita neste artigo, que tal entrar em contato conosco para entender como podemos ajudar no crescimento da sua empresa?
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