Como ser mais eficiente na administração da sua galeria?

Pense se não é isso que ocorre com muitos negócios. No início, muito trabalho e uma equipe super enxuta, às vezes, apenas o próprio dono cuidando de contratos, cobranças, pagamentos e fornecedores, lojas que abrem e que fecham. Muitas vezes, o proprietário é engolido pela rotina e não consegue pensar em como ser mais eficiente na administração da galeria. Você já viu isso acontecer?Certamente, profissionalizar administração de uma empresa é um caminho natural para quem busca se destacar na concorrência. Alguém pode pensar nas seguintes frases. Mas isso é muito complicado e caro. Levei muito tempo para criar minhas planilhas, gosto dessa forma, será que devo alterar isso agora? Se essas questões passam pela sua cabeça, então você precisa continuar lendo este artigo. Nele, vamos falar sobre as vantagens em profissionalizar a gestão de uma galeria e como esse processo é mais simples do que você imagina.

Quais os sinais de que está na hora de mudar o jeito de administrar?

Não importa o tamanho da galeria, em determinado momento, surge a necessidade de um novo ciclo. Os processos já não atendem a rotina de trabalho, da mesma forma a equipe não dá conta da demanda, as ferramentas estão desatualizadas ou ultrapassadas. Veja os sinais que apontam o momento certo para a mudança:

• Se caso o dono e a equipe sentem uma sobrecarga de trabalho.
• Se há falta de controle dos processos.
• Nesse meio tempo cai a qualidade do atendimento ou do serviço prestado.
• Inesperadamente os clientes começam a ficar insatisfeitos e isso chega aos canais de reclamação.
• Além disso, as iniciativas de marketing que não dão resultado.
• Por fim, o mix de serviços e produtos dentro da galeria não são atraentes ao consumidor.

Se esses sinais estiverem surgindo, é hora de agir. Como fazer isso? Use as próprias experiências e crie um plano de ação. Caso contrário, o resultado, a médio e longo prazo, pode ser perda de clientes, equipe insatisfeita, cansaço excessivo e, por fim, lucro descendo pelo ralo.Agora que já entendemos quando e porque levar a administração de uma galeria para outro patamar, vamos traçar um passo a passo para tirar essa ideia do papel.

Estratégias para tornar a administração mais eficiente

Se o dono da galeria identificou que é hora de transformar a gestão do negócio, significa que a empresa vai passar por uma revisão do fluxo de trabalho. Isso é um ótimo indicativo. Em primeiro lugar, é importante entender o que é fundamental para definir estratégias claras.

Saiba como melhorar os processos

O primeiro passo é desenhar os principais processos da galeria. Imagine que todo mês o administrador precise olhar para os contratos para verificar quais deles estão vencendo. Feito isso, qual a próxima etapa deste trabalho? Se não existir um passo a passo organizado, é bem difícil replicar por outra pessoa. Desenhar processos é pensar no passo a passo de cada uma das principais atividades. Mesmo que a função seja de responsabilidade absoluta do dono do negócio, é importante escrevê-la no papel. Eventualmente, o dono precisará se ausentar, tirar férias, por exemplo. Se os processos não estiverem claro para a equipe, o trabalho fica parado, o que não é bom para nenhuma das partes. Feita essa análise, é hora de identificar a necessidade de alterar algumas rotinas de trabalho, reduzir margem de erro e usar o tempo e os recursos para produzir mais e melhor.

Você já pensou em inovação?

Quando a gente pensa em inovação, logo vem à cabeça algo muito tecnológico e caro. Mas inovar não significa exatamente isso. Está mais relacionado a encontrar formas diferentes de solucionar os mesmos problemas.  É possível modernizar processos com os locatários, buscar novos fornecedores, repensar o público-alvo da galeria, sem uma mudança radical. Tudo isso é inovação. Nesse sentido, vale ressaltar que quando se pensa em fazer diferente é preciso abandonar antigos hábitos e padrões.Você já deve ter percebido que inovação está intimamente ligada a criatividade. Para que soluções criativas apareçam é importante manter um ambiente propício a novas ideias e estimular os funcionários e porque não, os clientes, a trazerem inovação para a galeria.

Use ferramentas de gestão flexíveis

Concentrar toda a gestão de uma galeria em planilhas é possível, mas será que é a melhor opção? É claro, que as planilhas trazem todo conhecimento em gestão do dono do negócio e que às vezes é difícil abandonar o trabalho de anos. Mas não se trata de abandono. Trata-se de utilizar a tecnologia para extrair mais informações com menos esforço possível e sem risco de erros. Você já se deparou com problemas em planilhas que acabaram gerando divergências nas informações? Isso não acontece quando se utiliza um sistema.O sistema não precisa ser complicado. A ideia é exatamente o contrário. Quanto mais simples e intuitivo for, melhor. Em poucos cliques, o dono pode avaliar o resultado e desempenho de cada locatário e acompanhar a inadimplência de cada contrato. Isso não é incrível? Imagine quanto simplificaria a rotina em uma galeria.Você pode estar pensando, que esses sistemas são caros demais. A boa notícia é que existem diversas opções de ERP no mercado. Vale a pena buscar uma solução adequada ao segmento de galerias, com funcionalidades específicas, simples e com preço acessível ao negócio.

Conheça as funcionalidades do Ease Controller.net para galerias

Administrar uma galeria pode ser bem mais simples com a ajuda de um sistema de gestão. O dono tem, em uma única ferramenta, toda a administração da galeria e relatórios específicos de forma rápida e confiável.Com o Ease Controller.net para galerias é possível:

• Receber alerta de período para negociação e renovação de contratos antes do vencimento.
• Em seguida, ter acesso ao faturamento da empresa com a projeção dos próximos meses até o término do contrato de locação.
• Inserir a informação de forma única e sem redigitação, o que permite uma equipe mais enxuta.
• Avaliar o melhor local para a locação de espaços, isso acontece porque o proprietário tem em mãos o resultado financeiro detalhado por setor, corredor e piso.
• Ter o controle dos espaços vagos, locados e área de publicidade, podendo garantir melhor rendimento para cada espaço locável.
• Enviar e baixar boletos de forma automatizada.
• Acompanhar os saldos das contas bancárias.
• Acessar um cadastro inteligente dos fornecedores e clientes, já que o sistema não permite duplicidade.

Quer saber mais sobre Ease Controller.net especializado em galerias? Entre em contato conosco. Você vai se surpreender com as facilidades desta solução.