Escrito por Grupo Ease
A gestão de contratos em shopping centers envolve uma série de variáveis que vão muito além da formalização de acordos. Cada contrato impacta diretamente o faturamento, a operação e a estratégia comercial do empreendimento.
Nesse contexto, é comum que áreas como jurídico, financeiro e comercial atuem de forma isolada, utilizando sistemas distintos ou até controles paralelos. Essa desconexão pode gerar inconsistências, retrabalho e até riscos operacionais.
A gestão de contratos integrada surge como uma abordagem capaz de conectar essas áreas, centralizar informações e tornar os processos mais eficientes, seguros e estratégicos.
A gestão integrada de contratos é o modelo em que todas as informações contratuais são centralizadas em um único ambiente e compartilhadas de forma estruturada entre as áreas envolvidas.
Diferente do modelo tradicional, em que cada departamento gerencia suas próprias informações, a integração permite que jurídico, financeiro e comercial trabalhem com a mesma base de dados, reduzindo divergências e aumentando a confiabilidade das informações.
No contexto de shopping centers, essa integração é ainda mais relevante, já que contratos de locação envolvem variáveis como aluguel mínimo, percentual sobre vendas, encargos, reajustes e condições comerciais específicas.
A integração das áreas se torna indispensável em operações de qualquer porte, seja pequeno, médio ou grande. Ela permite que a informação siga uniforme entre os departamentos, sem risco de inconsistência.
Veja a seguir alguns exemplos de como a integração facilita a rotina do shopping:
Com uma gestão integrada, os contratos seguem padrões definidos e ficam armazenados de forma organizada. Isso facilita o controle de prazos, cláusulas e obrigações, reduzindo riscos de descumprimento ou inconsistências.
Quando o financeiro opera com base nas informações contratuais corretas e atualizadas, há maior precisão na cobrança de aluguéis, encargos e reajustes. Isso evita divergências, retrabalho e possíveis perdas de receita. Além disso, facilita o planejamento orçamentário, pois conta com informações reais dos créditos e débitos da empresa.
A integração permite que assim que o contrato é inserido no sistema, as informações estejam disponíveis para os departamentos envolvidos, como financeiro e jurídico. Essa automação evita falha humana, que pode acontecer em uma etapa de redigitação, por exemplo. Além disso, eliminando processos manuais, a equipe ganha tempo para focar em atividades estratégicas e/ou analíticas.
Uma gestão de contratos que não é integrada abre espaço para falhas que, muitas vezes, começam pequenas, mas ganham proporções relevantes ao longo da operação.
Quando as informações não estão centralizadas, há um risco constante de duplicidade de dados ou, ainda mais crítico, de divergência entre eles. Um mesmo contrato pode ter versões diferentes circulando entre jurídico, financeiro e comercial — o que compromete a confiabilidade da informação.
Além disso, a ausência de integração dificulta a padronização dos processos. Cada área passa a operar com seus próprios controles, aumentando a dependência de validações manuais e trocas de informação, que nem sempre acontecem no tempo ou da forma correta.
Na prática, esses riscos aparecem em situações comuns do dia a dia. Como, por exemplo:
Com o tempo, a falta de integração também compromete a capacidade de análise e tomada de decisão, já que os dados deixam de ser confiáveis e passam a exigir constantes validações.
Por isso, mais do que uma questão operacional, a integração da gestão de contratos é fundamental para garantir consistência, segurança e eficiência em toda a operação do shopping.
A tecnologia desempenha um papel fundamental na integração entre departamentos, pois, por meio de um ERP, é possível automatizar processos operacionais. Um sistema de gestão eficiente não apenas digitaliza a rotina, mas também permite a centralização das informações.
Imagine o seguinte cenário: o comercial fecha um contrato e o financeiro não recebe essa informação. O resultado é a inconsistência nos processos, abrindo precedentes para falhas que podem gerar prejuízos significativos.
Nesse contexto, a tecnologia viabiliza a distribuição automática e padronizada das informações entre os departamentos, garantindo que a operação siga um fluxo contínuo e organizado. O resultado não é apenas uma rotina mais automatizada, mas também um melhor planejamento das ações.
Implementar uma gestão de contratos integrada é mais simples do que pode parecer. O primeiro passo é mapear a operação: entender como os contratos são geridos e de que forma as informações são compartilhadas entre as áreas. Esse diagnóstico é essencial para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
A partir disso, é hora de buscar um sistema que atenda, de forma eficiente, às necessidades levantadas. Existem diversas opções no mercado, por isso, o mapeamento inicial é fundamental para garantir que o ERP escolhido esteja realmente alinhado às demandas do shopping.
Nesse contexto, o Grupo EASE atua há mais de 30 anos na gestão de contratos de locação, oferecendo um ERP desenvolvido para atender às exigências do setor de shopping centers. Desenvolvido 100% em nuvem, o E.net conta com 15 módulos integrados, que atendem todas as frentes do empreendimento — desde a emissão do contrato, momento em que as informações são originadas, até a contabilidade.
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